Hằng ngày phải đối diện với khối lượng email khổng lồ và một dãy dài danh sách các công việc cần làm trong nhiều ngày. Chắc hẳn bạn sẽ cảm thấy cực kỳ căng thẳng và không biết phải sắp xếp sao cho hợp lý. Vậy nên lúc này, kỹ năng quản lý thời gian là vô cùng cần thiết cho bạn.
Dưới đây là một số lời khuyên:
Đầu tiên: Hãy học cách lên danh sách cho các công việc từ quan trọng nhất đến không cần thiết nhất
Lên danh sách những điều cần phải làm xong trong ngày hôm nay
Đây sẽ là danh sách dành cho những nhiệm vụ quan trọng hoặc khẩn cấp mà bạn nhất định phải hoàn thành trong ngày hôm nay nếu không sẽ gây ra những thiệt hại lớn cho bạn.
Danh sách quan trọng thứ hai là các nhiệm vụ nhỏ, nhưng vẫn cần hoàn thành trong ngày như trả lời các email quan trọng.
Lên danh sách công việc cho ngày mai và việc cần làm trong tuần này
Với những công việc có thể lùi lại, hoặc xin tạm hoãn thì bạn không nhất thiết phải hoàn thành nó cho bằng được nếu hôm đó lịch làm việc của bạn đã dày đặc.
Hãy dàn trải công việc đều ra cho ngày mai, ngày kia, hoặc tuần tới tùy theo mức độ quan trọng và cấp bách.
Loại bỏ bớt những gì có thể
Ví dụ bạn có thể loại bỏ bớt những việc như: trả lời những tin nhắn không quá quan trọng, hoặc thông báo với người khác rằng bạn muốn từ chối làm việc nào đó để thoát khỏi sự phiền phức dù cho điều đó có thể khiến bạn và đối phương cảm thấy khó chịu.
Và cuối cùng, sau khi đã rút bớt công việc cho gọn gàng, bạn sẽ có thêm thời gian để chuẩn bị kỹ hơn các công việc quan trọng trong danh sách và hoàn tất chúng một cách tốt nhất.
Bước thứ 2: Tập trung vào một việc
Với danh sách hàng loạt những công việc cần làm, thật khó để chọn ra 1 việc duy nhất để tập trung hoàn thành. Tuy nhiên, đó chính xác là việc bạn nhất định phải làm.
– Hãy nhìn vào danh sách của bạn, nếu có đến 5, 6 việc cần hoàn thành, thì hãy đánh giá xem, cái nào là cấp thiết nhất, gấp gáp nhất. Nếu có, hãy chọn ra một trong số đó. Nếu không, hãy chọn việc nào bạn cảm thấy quan trọng nhất.
– Bỏ hết các thứ xung quanh, tắt tất cả các tab, trình duyệt, tắt thông báo, đóng tất cả các ứng dụng và tắt luôn điện thoại.
– Đặt mục tiêu cho bản thân mỗi khi làm bất kể việc nào đó. Tâm lý này sẽ buộc bạn hoàn toàn chú tâm vào nó, từ đó hoàn thành một cách triệt để.
– Khi đã hoàn thành công việc (hoặc sau ít nhất sau 15 đến 20 phút), thì bạn có thể chuyển sang làm việc khác. Tuy nhiên, không được cho phép bản thân dừng lại cho đến khi công việc trong danh sách hoàn thành.
Có thể thấy, bằng cách cắt hết mọi thứ làm mình phân tâm và tập trung vào một việc thì nhất định bạn sẽ hoàn thành công việc nhanh hơn và tỉnh táo hơn.
Bước thứ 3: Đơn giản hóa
Hãy lập thêm một bản “To-Do List” để ghi nhớ những thứ nên và không nên làm.
Dành thời gian xem lại tuần này mình có công việc nào cần bỏ bớt hay không như: không gặp bạn bè, thoát khỏi các cuộc hẹn và các việc nhỏ lẻ không cần thiết khác.
Thực ra chính những việc vặt không cần thiết là thứ làm cho bạn cảm thấy bị quá tải. Hãy thử tập trung vào các công việc quan trọng, dành thời gian để nghỉ ngơi, và đơn giản hóa cuộc sống của chính mình hơn.
Bước thứ 4: Tĩnh tâm
Bạn có thể tập tĩnh tâm hay thiền vào bất cứ thời gian nào trong ngày. Có nghĩa là, lúc bạn đang làm việc gì đó, cũng có thể thử nhắm mắt lại và nghĩ xem mình đang làm gì. Khi thiền, bạn sẽ học được cách mở rộng lòng mình, và học cách biết ơn mọi thứ xung quanh hơn, từ đó tìm thấy được niềm vui trong cuộc sống.
Thiền cũng giúp bạn cảm thấy không bị quá tải trong công việc và có thể giúp bạn hoàn tất chúng một cách dễ dàng hơn.
Chúc Di (Theo Epoch Times)
