27 tháng 9 2021

Paul Scharf là người theo dõi và sắp xếp thời gian tỉ mỉ.

Là nhân viên làm việc hoàn toàn từ xa từ lâu trước khi 'làm việc tại nhà' trở thành từ ựng thông dụng, Scharf đã theo dõi ngày làm việc của ông trong bảy năm qua.

Một khi tôi bắt đầu theo dõi, tôi không bao giờ dừng lại," Scharf nói. "Ban đầu, việc đó chỉ là để xem tôi đã làm việc bao nhiêu giờ, nhưng sau đó tôi bắt đầu đánh giá cách tôi phân bổ thời gian cho các công việc, sở thích và đam mê khác nhau. Nó đã thành một cách để tôi tránh làm nhiều việc cùng lúc và chân thật hơn với chính mình."

Scharf, người mà mối quan tâm đã đưa ông đến vai trò đứng đầu phòng kỹ thuật tại một công ty phần mềm theo dõi thời gian, thường xuyên nghiền ngẫm nhật ký thời gian chi tiết để tối ưu hóa dòng công việc của mình.

"Tôi luôn lên lịch trước ít nhất một ngày, chi tiết đến giờ nghỉ giải lao, đi bộ nửa giờ hàng ngày, giờ ăn - ngay cả ăn gì," ông nói. Scharf tin rằng tổ chức đến từng chi tiết nhỏ của lịch trình trong ngày giúp làm dịu mệt mỏi của việc quyết định. "Tôi không muốn ngồi đó vào giờ ăn trưa suy nghĩ, mình sẽ ăn sandwich hay ăn salad?"

Nhưng ngay cả người siêu tổ chức như Scharf cũng nhận thức được ranh giới giữa việc tổ chức thời gian để nâng cao năng suất với việc xem nó là mục tiêu cuối cùng, hay một phép thử để xác định cuộc đời như thế nào là sống xứng đáng. "Khi tôi ở bên gia đình hoặc thư giãn, mục tiêu không phải là năng suất. Tôi thực sự rất trân trọng khoảng thời gian không có lịch trình," ông thừa nhận.

Vậy chính xác ranh giới là ở đâu?

Đối với nhiều người, quản lý thời gian là ưu tiên rất cao. Điều đó có nghĩa là phân bổ thời gian cho các công việc cụ thể, nhằm tối ưu hóa ngày làm việc để có năng suất tối đa.

Tuy nhiên, một số chuyên gia cho rằng có những công việc không phù hợp để đưa vào lịch trình, chẳng hạn như công việc sáng tạo hoặc các hoạt động giải trí.

Trên thực tế, nghiên cứu cho thấy lên lịch các hoạt động này thực sự có thể làm giảm khả năng thực hiện cũng như sự hứng thú trong thực hiện.

Ngoài ra còn có những tác động tình cảm và hậu quả của tính tổ chức quá mức, đặc biệt khi việc gì đó không theo kế hoạch.

May mắn thay, có những chiến lược quản lý thời gian thay thế để có thể giảm thiểu một số mặt trái này, giúp chúng ta đi đúng hướng mà không cảm thấy bị trói buộc vào lịch trình.

Nỗi ám ảnh phải tối ưu hóa thời gian của chúng ta có thể bắt nguồn từ thời thập niên 1700, khi khao khát có đủ tiền mua hàng hóa lạ lẫm nhập khẩu vào Tây Âu đã thúc đẩy chúng ta làm việc nhiều hơn và hiệu quả hơn, Brad Aeon, phó giáo sư tại Trường Khoa học Quản lý tại Đại học Québec ở Montréal, giải thích.

Aeon tin rằng khái niệm quản lý thời gian có thêm xung lực khi chúng ta bắt đầu đánh đồng thời gian với tiền bạc.

"Khi bạn định giá hoặc giá trị tiền tệ cho công việc của mình, ví dụ 200 đô la một giờ, thời gian của bạn trở thành mặt hàng thiết yếu và bạn muốn tận dụng nó tốt nhất," ông nói.

Khi tổ chức thời gian là trách nhiệm cá nhân, thay vì được quy định bởi các ràng buộc thể chế cố định hoặc ca làm việc truyền thống trong ngày, kho vũ khí của chúng ta có thêm nhiều công cụ.

"Đó là máy chạy năng suất," Aeon nói. "Khi các tiêu chuẩn năng suất tăng lên, tiêu chuẩn cao trở thành bình thường."

Ngày nay, nhiều người chúng ta quản lý thời gian với độ chính xác còn cao hơn, nhét các khung thời gian vào lịch trình khi chúng ta cố gắng để cho việc lên kế hoạch hàng ngày trở thành khoa học chính xác.

Tuy nhiên, không phải mọi công việc và hoạt động - dù là nghề nghiệp hay cá nhân - đều phù hợp để lên lịch.

Để bắt đầu, một số công việc trí óc có thể không có lợi gì từ việc lên kế hoạch quá mức.

Đánh giá nhiều thập kỷ nghiên cứu cho thấy lên lịch trình chặt chẽ có thể kéo theo cảm giác áp lực thời gian vốn có thể giúp tăng hiệu quả, nhưng không nhất thiết kết quả, Aeon giải thích.

"Điều này có nghĩa lịch trình chặt chẽ có thể giúp bạn đạt được kết quả ít nhiều chấp nhận được trong khoảng thời gian ngắn, nhưng nếu bạn muốn tạo ra kiệt tác, nó sẽ không có tác dụng."

Chẳng hạn như Tasneem Ali, sinh viên năm hai 20 tuổi tại Đại học Habib ở Karachi, Pakistan, cảm thấy khó để lên lịch chính xác cho các bài luận phân tích thi ca mà cô yêu thích.

"Ý tưởng không hẹn trước khi xuất hiện trong đầu tôi," cô nói. Mặc dù giáo sư có thể khuyến khích lên lịch các bước nhỏ trong quá trình viết luận trong vài tuần hoặc một tháng. "Tôi có thể viết ra 3.000 từ trong một đêm nếu tôi cảm thấy hứng khởi."

Kế đó là những việc thư giãn, mà nhiều người chúng ta ghi lại trong lịch trình để dành riêng thời gian ra cho chúng.

Tuy nhiên, nghiên cứu của Selin A Malkoc, phó giáo sư tiếp thị tại Trường Kinh doanh Fisher thuộc Đại học bang Ohio, cho thấy lên lịch việc 'vui chơi' thực sự có thể làm giảm sự thích thú của chúng ta.

Trong một trong những nghiên cứu thực nghiệm ngẫu nhiên, Malkoc đã dựng một quán cà phê trong khuôn viên trường trong tuần thi cuối kỳ và cho sinh viên phiếu mua bánh quy miễn phí.

Trong khi phân nửa sinh viên đến lấy bánh từ 6 cho đến 8 giờ chiều, một nửa sinh viên còn lại được yêu cầu viết ra thời gian họ dự tính sẽ ghé qua để quán có thể chuẩn bị.

Trong khi những người cam kết thời gian đến nhiều khả năng là sẽ xuất hiện trong khung giờ đó, thì những người có khung thời gian đến lấy bánh rộng hơn cho biết họ thích thú với việc được bánh miễn phí cao hơn 18% so với nhóm theo lịch trình nghiêm ngặt.

Điều này là do tổ chức thời gian cuộc sống làm hoạt động thư giãn mất đi sự ngẫu hứng và tận hưởng mà tự thân nó có.

"Lên lịch hoạt động giải trí (thay vì cứ ngẫu hứng) làm cho nó có cảm giác giống công việc hơn và giảm tiện ích của nó, cả về sự phấn khích chờ đợi cũng như sự thỏa mãn khi thực hiện," nghiên cứu cho thấy.

Tác động cảm xúc của tối ưu hóa quá mức

Tối ưu hóa quá nhiều cũng có thể ảnh hưởng đến cách chúng ta nhìn nhận thời gian cũng như tác động đến cảm xúc của chúng ta.

Ở cấp độ cá nhân, sự gián đoạn lịch trình có thể có tác động tiêu cực. Chúng ta biết sự gián đoạn có thể gây ra lo lắng và bực mình (mặc dù nghiên cứu cho thấy nếu chúng ta coi sự gián đoạn là 'đáng bỏ thời gian', chúng ta có thể nhìn nhận nó tích cực hơn).

Chẳng hạn như Ali không tin vào việc đóng khung thời gian để viết luận. "Nếu tôi đặt ra giới hạn thời gian, tôi sẽ xóa bỏ mọi biến số trong cuộc sống con người. Nếu mẹ tôi bước vào và ngồi xuống thì sao? Tôi không thể viết luận khi mẹ ở trong phòng... Nếu tôi chỉ cho mình ba tiếng, tôi sẽ mất nhiều thời gian hoảng loạn."

Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng sắp xếp thời gian quá cứng nhắc có thể khiến chúng ta cảm thấy mình có ít thời gian.

"Khi chúng ta thiết lập ranh giới xung quanh khung thời gian đã lên lịch, nó khiến việc sử dụng thời gian không có lịch trình ít ý nghĩa hơn," Malkoc nói.

Cảm giác thời gian của chúng ta biến dạng khi một công việc đã lên lịch đến gần, bà giải thích, bởi vì nhận thức của chúng ta về thời gian là phi tuyến tính.

Ví dụ, nếu cuộc họp diễn ra vào lúc 4 giờ chiều, nhận thức về thời gian trước cuộc họp sẽ khiến ta nghĩ rằng nó dần bị thiếu hụt, như thể càng đến cuộc họp thời gian càng ngắn đi.

Trong nghiên cứu của mình, vốn tập trung vào việc khung thời gian có cảm giác giới hạn thế nào, thay vì nó thực sự trôi qua nhanh thế nào khi sử dụng, Malkoc thấy rằng mọi người có xu hướng nhét các việc ít ý nghĩa, chẳng hạn như email, vào thời gian trước cuộc họp (mà họ cho là không đủ để thực hiện một việc lớn do cam kết sắp tới).

Nói rộng hơn, cách chúng ta tôn thờ lịch trình chặt chẽ có tác động rộng hơn cho xã hội.

"Lãng phí thời gian, thậm chí chỉ là lãng phí ít thôi, là nguyên nhân chính gây ra sự tức giận ở Mỹ," Aeon chỉ ra. "Sắp xếp, tổ chức quá chặt chẽ về thời gian có thể làm cho chúng ta ít kiên nhẫn hơn và, trong một số trường hợp, ít có khả năng giúp đỡ người khác hơn," ông cho biết, đề cập đến thí nghiệm Người Samaritan Nhân lành, cuộc kiểm tra tâm lý xã hội từ những năm 1970 vốn cho thấy cảm giác thời gian thiếu thốn làm giảm đáng kể khả năng quan tâm người khác.

Các nghiên cứu khác cho thấy những lời nhắc đơn giản rằng cuộc sống diễn tiến nhanh thế nào, chẳng hạn chạm mặt các hình ảnh thức ăn nhanh, có thể cản trở chúng ta tận hưởng các sự kiện vui vẻ.

Những người được trả lương theo giờ bỏ ít thời gian tình nguyện hơn, Aeon lưu ý, bởi vì giá trị thời gian của họ được định lượng rất cụ thể và ý nghĩ thời gian là mặt hàng thiết yếu ăn sâu đến nỗi họ không muốn bỏ thời gian miễn phí cho người khác.

Định nghĩa lại quản lý thời gian

Tất nhiên, có nhiều cách khác để chúng ta có thể giảm thiểu những nhược điểm này, sử dụng các chiến lược có mục tiêu, đóng khung lại cách chúng ta hiểu về khái niệm 'quản lý thời gian' và trả lại quyền cho bản thân như người tạo ra lịch trình của chính mình, thay vì để chúng chi phối cuộc sống chúng ta.

Malkoc khuyên nên thực hiện các công việc liên tiếp, sau đó chừa khoảng lớn thời gian trống cho sở thích, thư giãn hay các công việc đòi hỏi tập trung sâu.

Và nếu có những khoảng ở giữa mà bạn có thể cảm thấy thời gian ít ỏi, bà nói: "Hãy tin đồng hồ, chứ đừng tin cảm giác của bạn." Ví dụ, nếu chỉ còn một giờ nữa là tới cuộc họp, hãy tự nhắc mình: "Mình có thể xem hai chương trình trong 55 phút. Thời gian nhiêu đó là nhiều."

Aeon cũng cảnh báo không nên lên lịch thời gian giải trí quá cứng nhắc.

"Thay vì có lịch trình cứng nhắc với thời điểm bắt đầu và kết thúc, bạn chỉ cần quyết định những việc bạn muốn làm mà không cần tuân theo lịch trình chính xác (ví dụ: đi bảo tàng vào buổi sáng và đến bãi biển vào buổi chiều)."

Tất nhiên, chúng ta không thể sống mà né tránh lịch trình hoàn toàn.

Một số chuyên gia đề nghị chúng ta tập trung vào việc theo dõi thời gian như là phương tiện để đạt mục tiêu.

Ví dụ, Laura Vanderkam, nhà văn kiêm diễn giả, đề xuất ghi lại danh sách 100 giấc mơ. Bằng cách này, chúng ta không đơn giản theo dõi thời gian chỉ để thu thập dữ liệu và tăng năng suất. Thay vào đó, chúng ta lo nghĩ phải dành thời gian cho những gì quan trọng. Hay, như bà nói, ưu tiên 'những thứ tốt'.

Trong khi đó, Aeon cho rằng các cách tiếp cận khác nhau phù hợp với các kiểu tính cách khác nhau.

Khi chúng ta bắt đầu xác định kiểu thời gian, nhịp điệu tự nhiên và phong cách cá tính của mình, lịch trình có thể là 'chiếc găng hoàn hảo được tạo ra chỉ dành cho bạn', ông nói.

Ông tin rằng việc này cần thử nghiệm, sai lầm và phải hiểu rất rõ chính mình để tạo ra một lịch trình phản ánh chính xác các giá trị, bản sắc và niềm tin của chúng ta.

"Rốt cuộc thì việc sắp xếp thời gian chắc chắn sẽ làm cho cuộc sống chúng ta tốt đẹp hơn. Nhưng điều đó phụ thuộc bạn quản lý thời gian để làm gì," Aeon kết luận.

Trong kỳ nghỉ vừa rồi đến Ireland, Scharf đã tìm thấy điểm trung dung của ông giữa thời gian biểu và thời gian tùy tiện bằng cách sắp xếp thời gian có cân nhắc và lập kế hoạch chung chung.

"Việc duy nhất chúng tôi lên kế hoạch là chuyến bay đến đó, chuyến về và chiếc xe chúng tôi thuê. Mỗi ngày, chúng tôi quyết định nên qua đêm và ăn sáng ở đâu, và một vài điểm hấp dẫn để tham quan. Không có ai đợi chúng tôi, không có khách sạn để lấy phòng - chúng tôi đi đường vòng tuyệt đẹp và tận hưởng bờ biển. Đó có thể là kỳ nghỉ tuyệt nhất trong đời tôi," Scharf nói.