Nghiên cứu: Văn phòng mở thực ra làm giảm năng suất và tương tác

Thứ Tư, 15 Tháng Tám 20185:00 CH(Xem: 1329)
Nghiên cứu: Văn phòng mở thực ra làm giảm năng suất và tương tác

Văn phòng mở với không gian làm việc “thoáng đãng” không có các bức tường và vách ngăn – đang là xu hướng hiện nay, nhưng điều này có thể thực sự làm giảm năng suất và sự hợp tác giữa nhân viên, theo một nghiên cứu mới.

van-phong-mo
(ảnh minh họa: Ian Nicholson/PA Images via Getty Images)

Văn phòng mở chiếm đến 70% không gian làm việc ở Mỹ

Từ khi Google, Yahoo, eBay, Goldman Sachs và các công ty lớn tại Mỹ khởi đầu cho việc “xóa nhòa” khoảng cách giữa các phòng ban, văn phòng “mở” không vách ngăn đã trở thành một trào lưu của thế giới. Hiện nay, đến 70% số lượng các văn phòng tại Mỹ là văn phòng mở.

Văn phòng mở được cho là tạo ra sự tiện lợi, gần gũi giữa các nhân viên, tăng khả năng giao tiếp và chia sẻ, đồng thời cũng làm giảm đáng kể diện tích và chi phí văn phòng.

Ở Việt Nam, đa số các trụ sở mới mở của các công ty là dạng văn phòng mở.

Tuy nhiên, văn phòng mở không hẳn sẽ mang lại tác dụng như kỳ vọng.

Một nghiên cứu nghiêm túc về văn phòng mở

Nhân viên tại các công ty đa quốc gia thuộc top Fortune 500 thấy rằng thời gian tương tác mặt đối mặt giảm khoảng 70%, việc sử dụng email tăng từ 22% đến 50%, và năng suất giảm sau khi không gian văn phòng truyền thống của họ chuyển sang các dạng văn phòng mở. Phát hiện mới được đăng trên Kỷ yếu triết học của Hiệp hội hoàng gia B, cho thấy rằng việc loại bỏ các ngăn cách vật lý thực tế lại gây khó khăn trong việc thúc đẩy hợp tác và tinh thần tập thể giữa các nhân viên.

vietnamthuhut-image
Không gian mở tại một công ty ở phần mềm ở Việt Nam (ảnh: Internet)

Theo các tác giả Ethan Bernstein và Stephen Turban của Harvard, rất nhiều công ty đã cố gắng tạo ra không gian làm việc sôi động. Nhưng “kết quả là các nhân viên trong văn phòng mở lại chọn cô lập bản thân (ví dụ bằng cách đeo các tai phone lớn) trong khi cố gắng tỏ ra càng bận càng tốt (vì mọi người đều có thể nhìn thấy họ).”

Trước khi nghiên cứu, các cuộc khảo sát nhân viên và báo chí đã cho thấy các nhân viên không thích xu hướng kiến trúc mở. Người lao động phàn nàn về sự ồn ào, phân tâm, năng suất giảm, mất tính riêng tư và cảm giác luôn bị “soi mói”. Trên tất cả, các nghiên cứu đã ngợi ý rằng các văn phòng mở có là không tốt cho sức khỏe.

Tuy nhiên Bernstein và Turban cho rằng, cho đến bây giờ, chưa có đủ dữ liệu về sự thay đổi cách hành xử của nhân viên trong các không gian mở. Để tìm ra dữ liệu này, họ đã kêu gọi sự cộng tác của các nhân việc trong 2 công ty lớn nơi sắp thay đổi mô hình từ văn phòng đóng truyền thống sang các không gian không có vách ngăn.

Trong công ty đầu tiên, mang mã OpenCo1, các  nhà nghiên cứu đã theo dõi hoạt động của 52 nhân viên trong 15 ngày trước khi thiết kế lại văn phòng, 15 ngày sau khi thiết kế lại văn phòng được 3 tháng. Khoảng thời gian 3 tháng cho phép các nhân viên từ bộ phận bán hàng, nhân sự, công nghệ, phát triển sản phẩm, và lãnh đạo… ổn định môi trường làm việc mới của họ. .

Các nhân viên được đeo một chiếc thẻ với một bộ các cảm biến giám sát hoạt động và di chuyển của họ: một camera hồng ngoại phát hiện họ gặp mặt người khác, một micro ghi âm lại nội dung trao đổi, một máy đo gia tốc ghi lại sự di chuyển của họ, một cảm biến Bluetooth giám sát vị trí của họ trong văn phòng.

Khi camera hồng ngoại phát hiện rằng các nhân viên có tương tác mặt đối mặt, micro sẽ ghi lại sự biến đổi trong giọng nói, và giám sát vị trí cho thấy các nhân viên ở gần nhau. Tương tác kết thúc khi một trong bất kỳ điều kiện nào trong số này ngừng 5 giây. Các nhà nghiên cứu cũng theo dõi sự liên lạc qua lại giữa nhân viên bằng các thiết bị điện tử khác.

5b5a350f446ec_F1.large-image
Thiết bị được trang bị cho các nhân viên tham gia cuộc nghiên cứu (ảnh: royalsocietypublishing.org)

Kết thúc đợt nghiên cứu, các nhà nghiên cứu đã thu thập được được dữ liệu của 96.778 đợt tương tác mặt đối mặt, 84.026 email và 25.692 tin nhắn văn bản.

Kết quả đáng kinh ngạc

Sau khi tiến hành thiết kế lại văn phòng theo hướng mở, các nhân viên đã dành ít hơn 72% thời gian cho các tương tác mặt đối mặt với đồng nghiệp. Dữ liệu cho thấy các nhân viên sử dụng 5,8 giờ mỗi ngày cho tương tác mặt đối mặt trước khi văn phòng được thiết kế lại, nhưng sau khi văn phòng được thiết kế lại, họ chỉ dùng 1,7 giờ mỗi ngày để tương tác mặt đối mặt. Đồng thời, tương tác bằng các phương tiện điện tử cũng tăng lên, người lao động gửi nhiều hơn 56% email và nhiều hơn 67% tin nhắn đến đồng nghiệp.

5b5a35111bc3a_3_177780-image
Kết quả nghiên cứu cho thấy văn phòng mở lại khiến cho người lao động cảm thấy “ngột ngạt” (ảnh: Internet)

Những người điều hành của công ty cũng chia sẻ về mặt định tính rằng năng suất giữa các nhân viên – được đo bằng các chỉ số nội bộ (không được tiết lộ) – cũng giảm. Tuy nhiên, họ không tiết lộ mức độ suy giảm năng suất.

Gửi ý kiến của bạn
Tên của bạn
Email của bạn